TR EN

Kişisel Verilerin İşlenmesi, Korunması ve İmha Politikası

Anasayfa / Kulübümüz / Kişisel Verilerin İşlenmesi, Korunması Ve İmha Politikası

AYDINLATMA METNİ
 
Bu metin, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nun (“KVKK”) 10. maddesi ve ilgili yasal mevzuat gereği Moda Deniz Kulübü Derneği (“Dernek”)’nin aydınlatma yükümlülüğünün yerine getirilmesi için yapılan bir bilgilendirmedir.
 


  1. Kişisel verileriniz, 4721 sayılı Türk Medeni Kanunu, 5223 sayılı Dernekler Kanunu, Dernekler Yönetmeliği ve diğer sair mevzuat hükümleri gereği ve uyarınca yükümlülüklerin yerine getirilmesini amacıyla,
  2. Kamera kayıtlarınız KVKK 5/2(f) hükmü gereği, Kulübümüze giriş çıkışların denetimini sağlamak, güvenlik gereği ve Derneğin meşru menfaatlerini korumak amacıyla,
  3. Fotoğraflarınız, Dernek içerisinde kullanacağınız Üye Kartında, Üyelik Başvuru Formunda ve Dernekler Kanunu gereği Dernek Kayıt Defterinde tanıtım amacıyla açık rızanıza dayanarak 
işlenmektedir.
 
İşlenen Kişisel Veri Veri İşleme Nedeni Veriyi İşleyen Birim
  1. Moda Deniz Kulübü Derneği Üyelik Başvuru Formu
Üyelik ilişkisine dayalı Dernekler Kanunu ve Tüzük kapsamında Üye İlişkileri
  1. Kimlik Bilgileri:
Ad, Soyadı, T.C. Kimlik Numarası, Doğum Yeri ve Tarihi
Üyelik ilişkisine dayalı Dernekler Kanunu ve Tüzük kapsamında Üye İlişkileri
  1. İletişim Bilgileri: Mektup Adresi, E-Posta Adresi, Telefon Numarası
Üyelik ilişkisine dayalı Dernekler Kanunu ve Tüzük kapsamında Üye İlişkileri
  1. Aile Bilgileri:
Vukuatlı Nüfus Sureti
Üyelik ilişkisine dayalı Dernekler Kanunu ve Tüzük kapsamında Üye İlişkileri
  1. İkametgâh
Üyelik ilişkisine dayalı Dernekler Kanunu ve Tüzük kapsamında Üye İlişkileri
  1. Adli Sicil Kaydı
Üyelik ilişkisine dayalı Dernekler Kanunu ve Tüzük kapsamında Üye İlişkileri
  1. Üye Kayıt Defteri
Üyelik ilişkisine dayalı Dernekler Kanunu ve Tüzük kapsamında Üye ilişkileri
  1. Ödeme Bilgileri
Üyelik ilişkisine dayalı Dernekler Kanunu ve Tüzük kapsamında Muhasebe
  1. Kamera kayıtları
KVKK 5/2(f) hükmü gereği ve Kurumun meşru menfaatiyle sınırlı olarak Bina içinde ve dışında güvenlik gereği (Sadece görüntü kaydı alınmakta, kameraların olduğu yerlerde herkesin görebileceği şekilde kamera işaretleri bulunmaktadır) Bilgi İşlem
 
  1. Fotoğraflar
Üyelik Kartı, Üyelik Başvuru Formu ve Dernek Kayıt Defterinde tanıtım Üye İlişkileri
 
Kişisel Verileriniz aşağıda belirtilen amaçlar kapsamında işlenmektedir:
  1. Dernek Tüzüğü’nde belirtilen amaçlar ve çalışma konuları doğrultusunda faaliyetlerin ve hizmetlerin belirlenmesi ve uygulanması,
  2. Dernek’in Kalite ve Kurumsal Yönetim Politikalarının yürütülmesi,
  3. Dernek’in Genel Kurul, Yüksek Divan Kurulu, çalışma grubu, komisyon, zirve ve diğer gündemli üye toplantıları gibi Dernek’in üyelerine ve temsilcilerine yönelik etkinliklerin ve süreçlerin yönetilmesi ve yürütülmesi,
  4. Dernek ile üyeler arasında üyelik hakları ve yükümlülüklerine ilişkin konularda iletişim kurulması, ilgili hakların sağlanması ve yükümlülüklerin yerine getirilmesi,
  5. Dernek’in tanıtımı ve etkinlikleri hakkında bilgi verilmesi,
  6. Dernek içi iletişimin ve işbirliğinin güçlendirilmesi,
  7. Dernek içi raporlama,
  8. Dernek’e ait tesislerin tüm güvenlik ve denetim işlerinin yürütülmesi,
  9. Yerel ve merkezi yönetimin ve mahkemelerin talebi üzerine gerekli bilgi ve belgelerin bu kurum ve kuruluşlara sunulabilmesi,
  10. Yasal mevzuat gereği Dernek tarafından tutulması zorunlu defter ve kayıtların tutulması
  11. 5223 sayılı Dernekler Kanunu, Dernekler Yönetmeliği ve diğer sair mevzuat hükümleri uyarınca yükümlülüklerin yerine getirilmesi,
  12. Üyeler ile ilgili her türlü hukuki süreçlerin yürütülmesi,
 
Veri işleme sırasında temel hak ve özgürlüklerinizin zarar görmesi söz konusu olmadığından belirtilen kişisel verilerinizin işlenmesi rızanıza tabi değildir. Yasal mevzuatın ve prosedürlerin gerektirdiği muhafaza süresi sonuna kadar kişisel verilerinizin silinmesini veya yok edilmesini talep etme hakkınız bulunmamaktadır.
 
Kamera kayıtları hariç kişisel verileriniz doğrudan siz veri sahibinden sözlü veya yazılı olarak toplanmakta ve doğrudan elektronik ortamda kaydedilmektedir.
 
Kamera kayıtları ise KVKK 5/2(f) hükmü gereği ve Kurumumuzun meşru menfaatleriyle sınırlı olarak;
 
  1. Giriş ve çıkışların denetimi,
  2. Güvenlik önceliği olan alanların gözetlenmesi,
  3. Suç sayılan veya suça yönelik davranışların önlenmesi, suçun tespit edilmesi, iş sağlığı ve güvenliği önlemlerine uyumunun denetlenmesi,
  4. İş akışının ve verimliliğin gözlemlenmesi
 
amaçlarıyla alınmaktadır.
 
Fotoğraflarınızın işlenmesine ilişkin kişisel verilerinizin işlenmesi hususundaki rızanızı KVKK’nın 7 maddesine göre her zaman geri çekme hakkına sahipsiniz.
 
Açık onayınıza tabi olarak işlenen fotoğrafınız açık onayınızı geri çekmediğiniz sürece üyelik süresi boyunca saklanacaktır.
 
Açık onayınıza dayanılarak işlenen kişisel verileriniz belirtilen süreleri takip eden ilk imha periyodunda imha edilecektir.
 
Kişisel Verilerin Toplanma Usulü
Kişisel verileriniz, Dernek’e üyelik başvurusu sırasında doldurulan başvuru formu ve Dernek Tüzüğü kapsamında Dernek’e üyelik ile ilgili fiziki olarak sunulan veya elektronik ortamda aktarılan belgeler vasıtasıyla, ayrıca Dernek ile yapılan çeşitli iletişim kapsamında (telefon veya elektronik posta) Dernek yetkililerine verilen bilgiler vasıtasıyla sözlü veya yazılı olarak veya elektronik ortamlarda toplanmakta ve işlenmektedir.
 
Otomatik karar verme sistemleri kullanılmamaktadır.
 
Saklama Süresi
Kamera kayıtları hariç yukarıda belirtilen kişisel verileriniz üyelik süresine ek olarak 10 (on) yıl boyunca saklanacaktır.
 
Belirtilen süreleri takip eden ilk imha periyodunda kişisel verileriniz silinecek, yok edilecek veya anonim hale getirilecektir.
 
Kamera kayıtları bir ay süre boyunca saklanacaktır. Kayıtlar bir aylık periyotlarda yok edilecektir.
 
Üçüncü Kişilere Aktarma veya Açıklama
Dernek, kişisel verilerinizi aşağıda belirtildiği şekil ve durumlarda, KVKK’nın temel ilkelerine ve KVKK ’nın 8. ve 9. maddelerinde belirtilen şartlara uygun olarak aşağıda belirtilen kişilere aktarabilecektir:
 
Dernek Üyeliği kapsamında kişisel verilerinizin işlendiği süre boyunca, 5223 sayılı Dernekler Kanunu ve Dernekler Yönetmeliği dâhil yürürlükte olan herhangi bir mevzuatta belirtilen bir yükümlülüğün yerine getirilebilmesi için kişisel verileriniz İstanbul İl Sivil Toplumla İlişkiler Müdürlüğü ve ilgili diğer kamu kurum ve kuruluşları ile paylaşılacaktır.
 
Dernek organlarında görev almanız durumunda, kişisel verileriniz Dernekler Kanunu ve ikincil mevzuattaki çeşitli yükümlülüklerin yerine getirilebilmesi amacıyla İstanbul İl Sivil Toplumla İlişkiler Müdürlüğü ve ilgili diğer kamu kurum ve kuruluşları ile paylaşılacaktır.
 
Dernek, toplu elektronik posta gönderimi için üçüncü kişi veya kuruluşlardan hizmet almakta olup, Dernek üyeliği kapsamında tarafınıza Derneğin faaliyetleri ve gerçekleştirilen etkinlikler hakkında bilgi verecek elektronik postaların gönderilebilmesi için, elektronik posta adresleriniz gönderimin yapılacağı dönemde hizmet alınan kuruluş ile temel hak ve özgürlüklerinize zarar vermemek kaydıyla, Derneğin meşru menfaati kapsamında paylaşılacaktır.
 
Kişisel verileriniz, üyeliğinizin hak veya yükümlülükleriyle ilgili herhangi bir uyuşmazlık olması halinde, söz konusu uyuşmazlıkla ölçülü ve sınırlı olmak koşuluyla ve Derneğin haklarının tesisi, kullanılması veya korunması için Derneğin avukatları, danışmanları ve veri sorumlusu tarafından yargı makamları ve icra mercileri ile paylaşılacaktır.
 
Derneğin Tüzüğü kapsamındaki faaliyetleri ve yukarıda belirtilen veri işleme amaçlarıyla sınırlı olarak  Derneğin hizmet aldığı danışman, mali müşavir, denetçi gibi yurtiçinde yerleşik üçüncü kişiler ve kuruluşlarla Derneğin haklarının tesisi, kullanılması veya korunması için zorunlu olması ve temel hak ve özgürlüklerinize zarar vermemek kaydıyla Veri Sorumlusu olan Derneğin meşru menfaati kapsamında paylaşılabilecektir.
 
Dernek, yukarıda belirtilen kişisel verilerinizi bir olayın vukuu bulması halinde güvenlik prosedürleri gereği ve/veya kanundan doğan zorunlulukları yerine getirmek amacıyla rızanız alınmadan emniyet birimleri, kanunlarla yetkili kılınan kamu kurumları dahil üçüncü kişilere aktarabilir veya açıklayabilir. Türkiye’de verilerinizin açıklandığı üçüncü kişilere ve /veya üçüncü kişi kategorilerine ilişkin bilgi her zaman bilginize ve incelemenize açıktır.
 
Kişisel Verilerin Yurtdışına Aktarılması
Dernek, yukarıda dökümü yapılan kişisel verilerinizi yurt dışına aktarmamaktadır.
 
Dernek bu doğrultuda KVKK’ nın 9. maddesinde öngörülen düzenlemelere uygun hareket etmektedir.
 
Veri Sahibi Olarak Yasal Haklarınız
 
  1. Kişisel verilerinizin ne şekilde işlendiği hakkında bilgi edinme (KVKK madde 11/(a), (b))
  2. Kişisel verilerinizin işlenme amacını ve amacına uygun kullanıldığını öğrenme (KVKK madde 11/c)
  3. Kişisel verilerinizin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme (KVKK madde 11/ç)
  4. Kişisel verilerinizin düzeltilmesini isteme (KVKK madde 11/d)
  5. İşlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması hâlinde silinmesini isteme (KVKK madde 7, madde 11/e)
  6. Kişisel verilerinizin düzeltilmesi veya silinmesi halinde bu işlemlerin kişisel verilerinizin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme (KVKK madde 11/f)
  7. İşlenmiş verilerin analizi halinde elde edilen sonuçlara itiraz etme (KVKK madde 11/g)
  8. İşlenmenin sınırlanmasını isteme (KVKK madde 7)
  9. Kişisel verilerin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebi ile zarara uğraması halinde zararın giderilmesini isteme (KVKK madde 11/ğ)
 
Yukarıda belirtilen yasal haklarınızı kullanmayı talep etmeniz halinde lütfen Veri Sorumlusu olan Moda Deniz Kulübü Derneği Kalite Sistemleri Yöneticisi ile iletişime geçiniz.
 
Veri Sorumlusu: Moda Deniz Kulübü Derneği İktisadi İşletmesi
Mersis No: 0622002123800017
Adres: Moda Caddesi Ferit Tek Sok No: 1 Moda-Kadıköy/İstanbul
Telefon: +90 216 346 90 72
E-Posta:   kisiselveri@modadenizkulubu.org.tr
 
  1. Kişisel Verilerin Korunması
Dernek kişisel verilerinizin hukuka uygun olarak işlenmesini ve muhafazasını sağlamak, bu verilere hukuka aykırı bir şekilde erişilmesini önlemek için her türlü fiziki ve idari tedbiri almak ve uygulamakla yükümlüdür.
 
Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nun 13, 14 ve 15. Maddelerine istinaden Kişisel Verilerin Korunması Kurulu’na şikâyet başvurusu için iletişim:
 
Kişisel Verilerin Korunması Kurulu
Nasuh Akar Mah. Ziyabey Cad. 1407. Sok. No: 4 06520 Balgat-Çankaya/ Ankara,
Telefon: +90 312 216 5000 Web sitesi:  http://www.kvkk.gov.tr

 
  


MODA DENİZ KULUBU DERNEĞİ
KİŞİSEL VERİ SAKLAMA
ve
İMHA POLİTİKASI

 
V.1.0

 1.              GİRİŞ

1.1         Amaç

 
Kişisel Verileri Saklama ve İmha Politikası (Politika), Moda Deniz Kulübü Derneği (Moda Deniz Kulübü) tarafından gerçekleştirilmekte olan saklama ve imha faaliyetlerine ilişkin süreçleri ve usul ve esasları belirlemek amacıyla hazırlanmıştır.
 
Moda Deniz Kulübü , Moda Deniz Kulübü  çalışanları, çalışan adayları, tedarikçileri, Üyeler, Üye Adayları ve diğer üçüncü kişilere ait kişisel verilerin T.C. Anayasası, uluslararası sözleşmeler, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (KVKK) ve diğer ilgili mevzuata uygun olarak işlenmesini ve ilgili kişilerin haklarını etkin bir şekilde kullanmasının sağlanmasını amaçlamaktadır.
 
Kişisel verilerin saklanması ve imhasına ilişkin süreçler, Moda Deniz Kulübü  tarafından bu doğrultuda hazırlanmış olan Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikası’na (Politika) uygun olarak gerçekleştirilir.

1.2         Kısaltmalar ve Tanımlar

 

Alıcı Grubu

Veri sorumlusu tarafından kişisel    Veri sorumlusu tarafından kişisel verilerin aktarıldığı gerçek veya tüzel kişiler

 

 
Açık Rıza               Belirli bir konuya ilişkin, bilgilendirilmeye dayanan ve özgür iradeyle açıklanan rıza.
Anonim Hale Getirme 

Kişisel verilerin, başka verilerle eşleştirilerek dahi hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hale getirilmesi.

 

 
Üye

Moda Deniz Kulübü ’nün Tüzük ve Yönetmeliklerine dayanarak üye olan gerçek kişiler.

 

 
Üye Adayları

Moda Deniz Kulübü ’nün Tüzük ve Yönetmeliklerine dayanarak üye başvurusu yapan kişiler.

 

 
Çalışan

Moda Deniz Kulübü ’nün bir hizmet sözleşmesine dayanarak istihdam ettiği gerçek kişiler.

 

 
Çalışan Adayı Moda Deniz Kulübü ’ne istihdam edilmek üzere başvurmuş olan gerçek kişiler.
Elektronik Ortam Kişisel verilerin elektronik aygıtlar ile oluşturulabildiği, okunabildiği, değiştirilebildiği ve yazılabildiği ortamlar.
Elektronik Olmayan Ortam Elektronik ortamların dışında kalan tüm yazılı, basılı, görsel vb. diğer ortamlar
Tedarikçi

Moda Deniz Kulübü ’ne belirli bir sözleşme çerçevesinde mal ve/veya hizmet sağlayan gerçek kişiler veya adi şirketler.

 

 
İlgili Kişi Kişisel verisi işlenen gerçek kişi.
İmha Kişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesi.
 
KVKK 6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu.
 
Kayıt Ortamı Tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla işlenen kişisel verilerin bulunduğu her türlü ortam
Kişisel Veri Kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü bilgi.
Kişisel Veri İşleme
Envanteri
Veri sorumlularının iş süreçlerine bağlı olarak gerçekleştirmekte oldukları kişisel verileri işleme amaçları ve hukuki sebebi, veri kategorisi, aktarılan alıcı grubu, veri konusu kişi grubuyla ilişkilendirerek oluşturdukları ve kişisel verilerin işlendikleri amaçlar için gerekli olan azami muhafaza edilme süresini, yabancı ülkelere aktarımı öngörülen kişisel verileri ve veri güvenliğine ilişkin alınan tedbirleri açıklayarak detaylandırdıkları envanter.
Kişisel Verilerin İşlenmesi
 
Kişisel verilerin tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla elde edilmesi, kaydedilmesi, depolanması, saklanması, değiştirilmesi, yeniden düzenlenmesi, açıklanması, aktarılması, devralınması, elde edilebilir hale getirilmesi, sınıflandırılması ya da kullanılmasının engellenmesi gibi veriler üzerinde gerçekleştirilen her türlü işlem.
Kurul Kişisel Verileri Koruma Kurulu
Özel Nitelikli Kişisel Veri Kişilerin ırkı, etnik kökeni, siyasi düşüncesi, felsefi inancı, dini, mezhebi veya diğer inançları, kılık ve kıyafeti, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlığı, cinsel hayatı, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili verileri ile
biyometrik ve genetik verileri.
Periyodik İmha Kanunda yer alan kişisel verilerin işlenme şartlarının tamamının ortadan kalkması durumunda kişisel verileri saklama ve imha politikasında belirtilen ve tekrar eden aralıklarla re’sen gerçekleştirilecek silme, yok etme veya
Anonim hale getirme işlemi.
Politika Kişisel Verileri Saklama ve İmha Politikası
Veri İşleyen Veri sorumlusunun verdiği yetkiye dayanarak veri sorumlusu
adına kişisel verileri işleyen gerçek veya tüzel kişi.
Veri Kayıt Sitemi Kişisel  verilerin belirli  kriterlere göre   yapılandırılarak işlendiği kayıt sistemi.
Veri Sorumlusu Kişisel verilerin işleme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen,
veri kayıt sisteminin kurulmasında ve yönetilmesinden sorumlu gerçek veya tüzel kişi.
Veri Sorumluları Sicil Bilgi Sistemi Veri sorumlularının Sicile başvuruda ve Sicile ilişkin ilgili
diğer işlemlerde kullanacakları, internet üzerinden erişilebilen, Başkanlık tarafından oluşturulan ve yönetilen bilişim sistemi.
VERBİS Veri Sorumluları Sicil Bilgi Sistemi
Yönetmelik 28 Ekim 2017 tarihli Resmi Gazetede yayımlanan Kişisel
Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik.
 
 

1.3.   Politikanın Kapsamı ve Kişisel Veri Sahipleri

 
Bu Politika; otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla, Moda Deniz Kulübü  Üye, Üye Adayları, Çalışanlar, Taşeron Çalışanları, Moda Deniz Kulübü  Yönetim Kurulu üyeleri, Çalışan Adayları, Tedarikçiler, Ziyaretçiler ve Üçüncü Kişiler başta olmak üzere kişisel verileri Şirketimiz tarafından işlenen kişiler için hazırlanmıştır ve bu belirtilen kişiler kapsamında uygulanacaktır. Bu Politika, hiçbir şekilde tüzel kişilere ve tüzel kişi verilerine uygulanmayacaktır.
 
Derneğimiz bu Politikayı internet sitesinde yayımlamak suretiyle bahse konu Kişisel Veri Sahiplerini Kanun hakkında bilgilendirmektedir. Moda Deniz Kulübü  Üye, Üye Adayları, Çalışanlar, Taşeron Çalışanları, Moda Deniz Kulübü  Yönetim Kurulu üyeleri, Çalışan Adayları, Tedarikçiler, Ziyaretçiler ve Üçüncü Kişiler için Kişisel Verilerin İşlenmesi Politikası uygulanacaktır.  Verinin aşağıda belirtilen kapsamda “Kişisel Veri” kapsamında yer almaması veya Moda Deniz Kulübü  tarafından gerçekleştirilen Kişisel Veri işleme faaliyetinin yukarıda belirtilen yollarla olmaması halinde de işbu Politika uygulanmayacaktır.
Bu kapsamda işbu Politika kapsamındaki kişisel veri sahipleri aşağıdaki gibidir:

 


Moda Deniz Kulübü  Üyeleri  

Moda Deniz Kulübü ’nün Tüzük ve Yönetmeliklerine dayanarak üye olan gerçek kişiler.

 

 
Moda Deniz Kulübü  Üye Adayları  

Moda Deniz Kulübü ’nün Tüzük ve Yönetmeliklerine dayanarak üye başvurusu yapan kişiler.

 

 
Moda Deniz Kulübü  Çalışanları   Moda Deniz Kulübü ’nün bir Hizmet Akdi çerçevesinde istihdam ettiği gerçek kişilerdir.
Moda Deniz Kulübü  Çalışan Adayları   Moda Deniz Kulübü ’ne herhangi bir yolla iş başvurusunda bulunmuş ya da özgeçmiş ve ilgili bilgilerini Moda Deniz Kulübü ’ın incelemesine açmış olan gerçek kişilerdir.
Moda Deniz Kulübü  Yönetim Kurulu Üyeleri   Derneğin yönetim kurulu üyesi veya tüzel kişi temsilcisi olarak atanan gerçek kişilerdir.
Taşeron Çalışanlar   Taşeron firma  tarafından istihdam edilen çalışanlar
Tedarikçiler : Moda Deniz Kulübü ’ne mal ve hizmet temin eden gerçek kişilerdir.
Üçüncü Kişi : Moda Deniz Kulübü  Çalışanları için hazırlanan Kişisel Verilerin Korunması ve İşlenmesi Politikası kapsamına ve bu Politikada herhangi bir kişisel veri sahibi kategorisine girmeyen diğer gerçek kişilerdir.
Ziyaretçiler   Herhangi bir amaçla Kulübü ziyaret eden ve güvenlik amacı ile kişisel verileri işlenen gerçek kişiler
 

2.              SORUMLULUK VE GÖREV DAĞILIMLARI

 
Moda Deniz Kulübü  içerisinde İlgili Kişilerin kişisel verilerine erişim yetkisine sahip tüm birimler ve çalışanları, Politika ve ilgili mevzuat kapsamında alınan teknik ve idari tedbirlerin gereği gibi uygulanması, birim çalışanlarının eğitimi ve farkındalığının arttırılması, izlenmesi ve sürekli denetimi ile kişisel verilerin hukuka aykırı olarak işlenmesinin önlemeyi amaçlar.

Kişisel verilerin saklama ve imha süreçlerinde görev alanlar aşağıdaki gibidir.

 

POZİSYON

 

Birim

 

 

Görev

 

 

Üye İlişkileri Yöneticisi

 

 

Üye ilişkileri

 

 

Moda Deniz Kulübü  üye ve üye adaylarının verilerinin Politika’ ya uygun olarak saklanması ve işlenmesini sağlamak

 

 

Personel İşleri Şefi

 

 

İnsan Kaynakları

 

 

Çalışan ve Çalışan Adaylarının Taşeron Calışanlar,kişisel verilerinin Politika’ ya uygun olarak saklanması ve işlenmesini sağlamak

 

 

Muhasebe Müdürü

 

 

Finans

 

 

Çalışan ve Çalışan Adaylarının mali verilerinin Politika’ya uygun olarak saklanması ve işlenmesini sağlamak

 

 

İşyeri hekimi

 

 

-----

 

 

Moda Deniz Kulübü  Üye ve Çalışanlarının sağlık verilerinin Politika’ya uygun olarak saklanması ve işlenmesini sağlamak

 

 

Bilgi işlem 

 

 

Bilgi işlem

 

 

Moda Deniz Kulübü  soft ortamındaki verilerinin Politika’ya uygun olarak saklanması ve işlenmesini sağlamak

 

 

 

3.              KAYIT ORTAMLARI

 
Kişisel veriler, Moda Deniz Kulübü  tarafından aşağıdaki tabloda listelenen ortamlarda hukuka uygun olarak güvenli bir şekilde saklanır.


Elektronik Ortamlar Elektronik Olmayan Ortamlar
Sunucular (Etki alanı, yedekleme, e-posta, veritabanı, web, dosya paylaşım, vb.)
ü Yazılımlar       (ofis      yazılımları,      portal, Yazılımları.)
ü Bilgi güvenliği cihazları (güvenlik duvarı, saldırı tespit ve engelleme, günlük kayıt dosyası, antivirüs vb. )
ü Kişisel bilgisayarlar (Masaüstü, dizüstü)
ü Mobil cihazlar (Notebook)
ü Çıkartılabilir bellekler (USB, Hafıza Kart vb.)
ü Kağıt
ü Manuel veri kayıt sistemleri (Veri Bilgilendirme Formları)
ü Basılı Kağıt Dosyalama Sistemleri

4.                   SAKLAMA VE İMHAYA İLİŞKİN AÇIKLAMALAR

 
Moda Deniz Kulübü  Üyeleri, Üye Adayları, Çalışanları, Çalışan Adayları, Ziyaretçiler, Taşeron Çalışanlar ve Tedarikçilerine ilişkin kişisel veriler KVKK hükümleri ve ikincil mevzuata uygun olarak saklar ve saklama sürelerinin sonunda imha eder.
 
Bu kapsamda saklama ve imhaya ilişkin detaylı açıklamalara aşağıda sırasıyla yer verilmiştir.

 

4.1         Saklamaya İlişkin Açıklamalar

 
Moda Deniz Kulübü , Üyeler, Üye Adayları,  Çalışanları, Çalışan Adayları, Taşeron Çalışanlar ve Tedarikçileri ’ne ait kişisel verileri işleme amaçlarına uygun sürelerle ve kişisel verinin tabi olduğu ilgili mevzuatın öngördüğü sürelerle sınırlı olarak saklar.
 

4.1.1           Saklamayı Gerektiren Hukuki Sebepler

 
Moda Deniz Kulübü  faaliyetleri çerçevesinde işlediği kişisel verileri, aşağıdaki ilgili mevzuatta öngörülen sürelerle sınırlı olarak saklar. Bu kapsamda kişisel veriler;
 
·            6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu,
·            5223 sayılı Dernekler Kanunu, Dernekler Yönetmeliği ve diğer sair mevzuat hükümleri uyarınca
·            3289 sayılı Spor Genel Müdürlüğünün Teşkilat ve Görevleri Hakkında Kanunu, Özel Beden Eğitimi ve Spor Tesisleri Yönetmeliği
·            6098 sayılı Türk Borçlar Kanunu,
·            4734 sayılı Kamu İhale Kanunu,
·            4857 sayılı İş Kanunu,
·            6331 sayılı İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu,
·            6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu
·            193 sayılı Gelir Vergisi Kanunu
·            213 Sayılı Vergi Usul Kanunu
·            5510 sayılı Sosyal Sigortalar ve Genel Sağlık Sigortası Kanunu,
·            İşyeri Bina ve Eklentilerinde Alınacak Sağlık ve Güvenlik Önlemlerine İlişkin Yönetmelik,
·            Bu kanunlar uyarınca yürürlükte olan diğer ikincil düzenlemeler
 
Çerçevesinde öngörülen zamanaşımı süreleri ile sınırlı olarak saklanmaktadır.

4.1.2           Saklamayı Gerektiren İşleme Amaçları

 
·              Moda Deniz Kulübü , ilgili kişilerin fotoğraf ilişkin kişisel verilerini açık rızaya dayanarak aşağıdaki amaçlarla saklar
·        Moda Deniz Kulübü  Çalışan, Taşeron, Güvenlik Görevlisi Fotoğrafınız işyeri içerisinde tanıtım kartı kullanımı, özlük dosyası tanıtımı, güvenlik güçlerine tanıtım amaçlarıyla,
·        Moda Deniz Kulübü  Üye Fotoğrafınız tanıtım kartı kullanımı, Üyelik Başvuru Formunda tanıtım, Dernekler Kanunu gereği Dernek Kayıt defterine tanıtım amaçları.
·              Moda Deniz Kulübü , Spor Tesisi Üyeliğine ilişkin kişisel verilerini açık rızaya dayanarak aşağıdaki amaçlarla saklar
·        Moda Deniz Kulübü Spor Tesisi PARQ Fiziksel aktivite Değerlendirmesi sağlık verileriniz spor tesisimizde güvenli spor çalışması yapma imkânı ifası için,
·        Moda Deniz Kulübü  Spor Tesisi Parmak izi Tesisimize giriş ve çıkışı kontrol etmek amacı
·              Moda Deniz Kulübü, faaliyetleri çerçevesinde açık rızaya ihtiyaç duymaksızın işlemekte olduğu kişisel verileri aşağıdaki amaçlar doğrultusunda saklar.
·             İnsan kaynakları süreçlerini yürütmek.
·             Dernek ve Spor tesisi üyelik faaliyetlerini yürütmek
·            İletişimi sağlamak.
·            İmzalanan sözleşmeler ve protokoller neticesinde iş ve işlemleri ifa edebilmek.
·            VERBİS kapsamında, Üye ve çalışanlar, veri sorumluları, irtibat kişileri, veri sorumlusu temsilcileri ve veri işleyenlerin tercih ve ihtiyaçlarını tespit etmek, verilen hizmetleri buna göre düzenlemek ve gerekmesi halinde güncellemek.
·            Yasal düzenlemelerin gerektirdiği veya zorunlu kıldığı şekilde, hukuki yükümlülüklerin yerine getirilmesini sağlamak.
·            İleride doğabilecek hukuki uyuşmazlıklarda delil olarak ispat yükümlülüğü.

4.2    İmhayı Gerektiren Sebepler

 
Kişisel veriler;
 
·            İşlenmesine esas teşkil eden sebebin son bulması, ortadan kalkması
·            İşlenmesine esas teşkil eden ilgili mevzuat hükümlerinin değiştirilmesi veya yürürlükten kalkması,
·            İşlenmesini veya saklanmasını gerektiren amacın ortadan kalkması,
·            Kişisel verileri işlemenin sadece açık rıza şartına istinaden gerçekleştiği hallerde, ilgili kişinin açık rızasını geri alması,
·            KVKK’nın 11 inci maddesi gereği ilgili kişinin hakları çerçevesinde kişisel verilerinin silinmesi ve yok edilmesine ilişkin yaptığı başvurunun kabul edilmesi,
·            Kurul’a yapılan şikâyet sonucunda; Kurul kararı gereği
·            Kişisel verilerin saklanmasını gerektiren azami sürenin geçmiş olması ve kişisel verileri daha uzun süre saklamayı haklı kılacak herhangi bir şartın mevcut olmaması,
 
Hallerinde, imhayı gerektirir sebebin ortaya çıkmasını müteakip ilk imha periyodunda re’sen silinir, yok edilir veya anonim hale getirilir.

5.              TEKNİK VE İDARİ TEDBİRLER

 
Moda Deniz Kulübü , Kişisel Verilerin güvenli bir şekilde saklanması, hukuka aykırı olarak işlenmesinin ve erişilmesinin önlenmesi ile kişisel verilerin hukuka uygun olarak imha edilmesi için KVKK’nın 12’nci maddesi ve 6 /4 fıkrası gereği özel nitelikli kişisel veriler için Kurul tarafından belirlenerek ilan edilen yeterli önlemler çerçevesinde aşağıdaki teknik ve idari tedbirleri alır.

5.1         Teknik Tedbirler

 
Moda Deniz Kulübü  tarafından, işlediği kişisel verilerle ilgili olarak alınan teknik tedbirler aşağıda sayılmıştır:
·            Bilgi işlem ortamındaki verilere Sızma (Penetrasyon) testleri ile Moda Deniz Kulübü  bilişim sistemleri networküne yönelik risk, tehdit, zafiyet ve varsa açıklıklar ortaya çıkarılarak gerekli önlemler alınmaktadır.
·            Bilgi güvenliği olay yönetimi ile gerçek zamanlı yapılan analizler ve inceleme çalışmaları sonucunda bilişim sistemlerinin sürekliliğini etkileyecek riskler ve tehditler sürekli olarak izlenmektedir.
·            Bilişim sistemlerine erişim ve kullanıcıların yetkilendirilmesi, erişim ve yetki matrisi ile kurumsal aktif dizin üzerinden güvenlik politikaları aracılığı ile yapılmaktadır.
·            Moda Deniz Kulübü  ’in bilişim sistemleri teçhizatı, yazılım ve verilerin fiziksel güvenliği için gerekli önlemler alınmaktadır.
·            Kullanıcı Hesap Yönetimi
·            Ağ Güvenliği
·            Uygulama Güvenliği
·            Şifreleme
·            Sızma Testi
·            Saldırı Tespit ve Önleme Sistemleri uygulanmakta ve kullanılmaktadır.
·            5651 Kanun gereği Log Kayıtları
·            Veri Maskeleme
·            Veri Kaybı Önleme Yazılımları kullanılmaktadır.
·             Yedekleme
·            Güncel Anti-Virüs yazılımları kullanılmaktadır.
·            Çevresel tehditlere karşı bilişim sistemleri güvenliğinin sağlanması için, donanımsal (sistem odasına sadece yetkili personelin girişini sağlayan erişim kontrol sistemi, 7/24 çalışan izleme sistemi, yerel alan ağını oluşturan kenar anahtarların fiziksel güvenliğinin sağlanması, yangın söndürme sistemi, iklimlendirme sistemi vb.) ve yazılım sal (güvenlik duvarları, atak önleme sistemleri, ağ erişim kontrolü, zararlı yazılımları engelleyen sistemler vb.) önlemler alınmaktadır.
·            Şirket, silinen kişisel verilerin ilgili kullanıcılar için erişilemez ve tekrar kullanılamaz olması için gerekli tedbirleri almaktadır.
·            Kişisel verilerin hukuka aykırı olarak başkaları tarafından elde edilmesi halinde bu durumu ilgili kişiye ve Kurula bildirmek için Şirket tarafından buna uygun bir sistem ve altyapı oluşturulmuştur.
·            Kişisel verilerin işlendiği elektronik ortamlarda güvenli kayıt tutma (loglama) sistemleri kullanılmaktadır.
·            Elektronik olan veya olmayan ortamlarda saklanan kişisel verilere erişim, erişim prensiplerine göre sınırlandırılmaktadır.
·            Anahtar Yönetimi uygulanmaktadır.

5.2         İdari Tedbirler

 
Moda Deniz Kulübü  tarafından, işlediği kişisel verilerle ilgili olarak alınan idari tedbirler aşağıda sayılmıştır:
 
·            Çalışanların niteliğinin geliştirilmesine yönelik, kişisel verilerin hukuka aykırı olarak işlenmenin önlenmesi, kişisel verilerin hukuka aykırı olarak erişilmesinin önlenmesi, kişisel verilerin muhafazasının sağlanması, iletişim teknikleri, teknik bilgi beceri hakkında eğitimler verilmektedir.
·            Moda Deniz Kulübü  tarafından yürütülen faaliyetlere ilişkin çalışanlara gizlilik sözleşmeleri imzalatılmaktadır.
·            Güvenlik politika ve prosedürlerine uymayan çalışanlara ve Üyelere yönelik uygulanacak disiplin prosedürü hazırlanmıştır.
·            Kişisel veri işlemeye başlamadan önce Dernek tarafından, ilgili kişileri aydınlatma yükümlülüğü yerine getirilmektedir.
·            Kişisel veri işleme envanteri hazırlanmıştır.
·            Şirket içi periyodik ve rastgele denetimler yapılmaktadır.
·            Çalışanlara yönelik bilgi güvenliği eğitimleri verilmektedir.

 

6.              KİŞİSEL VERİLERİN İMHA TEKNİKLERİ

 
Paragraf 4.2 de belirtilen imha sebeplerinin ortaya çıkması üzerine kişisel veriler, Moda Deniz Kulübü  tarafından re’sen veya ilgili kişinin başvurusu üzerine yine ilgili mevzuat hükümlerine uygun olarak aşağıda belirtilen tekniklerle imha edilir.

6.1         Kişisel Verilerin Silinmesi

 
Kişisel veriler aşağıda belirtilen yöntemlerle silinir.
 


Veri Kayıt Ortamı Açıklama
Sunucularda             Yer             Alan Kişisel Veriler Sunucularda yer alan kişisel verilerden saklanmasını gerektiren süre sona erenler için sistem yöneticisi tarafından ilgili kullanıcıların erişim yetkisi kaldırılarak silme işlemi yapılır.
Elektronik             Ortamda Yer Alan Kişisel Veriler Elektronik ortamda yer alan kişisel verilerden saklanmasını gerektiren süre sona erenler, veritabanı yöneticisi hariç diğer çalışanlar (ilgili kullanıcılar) için hiçbir şekilde erişilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilir.
Fiziksel Ortamda Yer Alan Kişisel Veriler Fiziksel ortamda tutulan kişisel verilerden saklanmasını gerektiren süre sona erenler için evrak arşivinden sorumlu birim yöneticisi hariç diğer çalışanlar için hiçbir şekilde erişilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilir. Ayrıca, üzeri okunamayacak şekilde çizilerek/boyanarak/silinerek karartma işlemi de uygulanır.
 

6.2        Kişisel Verilerin Yok Edilmesi

 
Kişisel veriler, Moda Deniz Kulübü  tarafından aşağıda belirtilen yöntemlerle yok edilir.
 


Veri Kayıt Ortamı Açıklama
Fiziksel Ortamda Yer Alan Kişisel Veriler Kâğıt ortamında yer alan kişisel verilerden saklanmasını gerektiren süre sona erenler, kâğıt kırpma makinelerinde geri döndürülemeyecek şekilde yok edilir.
 

6.3        Kişisel Verilerin Anonim Hale Getirilmesi

 
Kişisel veriler anonim hale getirilmesi, kişisel verilerin başka verilerle eşleştirilse dahi hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hale getirilmesidir.
Kişisel verilerin anonim hale getirilmiş olması için; kişisel verilerin, veri sorumlusu veya üçüncü kişiler tarafından geri döndürülmesi ve/veya verilerin başka verilerle eşleştirilmesi gibi kayıt ortamı ve ilgili faaliyet alanı açısından uygun tekniklerin kullanılması yoluyla dahi kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemez hale getirilmesi gerekir.
Moda Deniz Kulübü, kişisel verileri anonimleştirmemektedir.

7.   SAKLAMA VE İMHA SÜRELERİ

 
Moda Deniz Kulübü, faaliyetleri kapsamında işlenmekte olduğu kişisel verilerle ilgili olarak;
Ø  Veri bazında saklama sürelerini Kişisel Veri İşleme Envanterinde;
Ø  Veri kategorileri bazında saklama süreleri VERBİS’ kayıtta;
Ø  Süreç bazında saklama süreleri ise Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikasında açıklamaktadır.
Söz konusu saklama süreleri üzerinde, gerekmesi halinde Moda Deniz Kulübü tarafından güncellemeler yapılır.
 
Saklama süreleri sona eren kişisel veriler için re’sen silme ve/veya yok etme işlemi Moda Deniz Kulübü bünyesinde oluşturulan Kişisel Verileri Koruma Kurulu ve üyeleri tarafından yerine getirilir.

 


SÜREÇ SAKLAMA SÜRESİ İMHA SÜRESİ
Moda Deniz Kulübü  Dernek Üyelik aday Süreçlerinin
Yürütülmesi
Üyelik söz konusu olmadığı takdirde iş başvurusunun yapıldığı tarihten itibaren 2 yıl Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde
İnsan Kaynakları iş Başvuruları İstihdam söz konusu olmadığı takdirde iş başvurusunun yapıldığı tarihten itibaren 2 yıl Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde
İnsan Kaynakları Süreçlerinin
Yürütülmesi
10 yıl Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde
Moda Deniz Kulübü Dernek Üyelik Süreçlerinin
Yürütülmesi
10 yıl Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde
Moda Deniz Kulübü  Spor Tesisi Üyelik Süreçlerinin
Yürütülmesi
2 yıl Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde
Tedarik Sözleşmelerin hazırlanması 10 yıl Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde
Ziyaretçi 1 Yıl Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde
İletişim  Çalışma süresi boyunca Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde
Moda Deniz Kulübü  Personel Sağlık Dosyası oluşturulması İlgili mevzuat aksini öngörmediği sürece istihdam süresine ek olarak 15 yıl Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde
Moda Deniz Kulübü  Spor Tesisi Sağlık Dosyası oluşturulması 2 Yıl Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde
Taşeron Çalışanlar ve Denetimi için Alınan Sağlık verileri İlgili mevzuat aksini öngörmediği sürece istihdam süresine ek olarak 2 yıl Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde
Denetim süreçleri (ehliyet ve belgeler) İstihdam süresi sonuna kadar Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde
İşe giriş tarihiniz ve SGK numaranız, işten ayrılma halinde ayrılma tarihiniz (işe giriş bildirgesi) İstihdam süresi bitimine ek olarak 15 yıl Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde
Kamera Kayıtları Kayıt süresini Takiben 30 gün içinde Kayıt tarihi itibari ile 30 gün sonra imha edilmektedir.

8.               PERİYODİK İMHA SÜRESİ

 
Moda Deniz Kulübü ’nın, periyodik imha süresi 6 ay olarak belirlenmiştir. Buna göre, Moda Deniz Kulübü  her yıl Mart ve Ekim aylarında periyodik imha işlemi gerçekleştirilir.
 

9.              POLİTİKA’NIN YAYINLANMASI VE SAKLANMASI

 
Politika, ıslak imzalı (basılı kâğıt) ve elektronik ortamda olmak üzere iki farklı ortamda yayımlanır.
 
10.          POLİTİKA’NIN GÜNCELLENME  PERİYODU
 

Politika, ihtiyaç duyuldukça gözden geçirilir ve gerekli olan bölümler güncellenir.
 

11.          POLİTİKANIN  YÜRÜRLÜĞÜ VE  YÜRÜRLÜKTEN  KALDIRILMASI

 
Politika, Moda Deniz Kulübü içinde yayınlanmasının ardından yürürlüğe girmiş kabul edilir. Yürürlükten kaldırılmasına karar verilmesi halinde, Politikanın ıslak imzalı eski nüshaları iptal edilerek (iptal kaşesi vurularak veya iptal yazılarak) imzalanır ve en az 5 yıl süre ile saklanır.
 

Moda Caddesi Ferit Tek Sokak No:1 34710 Moda-Kadıköy-İstanbul
Tel: 0216 346 90 72 / 4 Hat / 0544 346 90 72 / 0533 661 55 56
Fax: 0216 346 97 08
info@modadenizkulubu.org.tr
Her hakkı Moda Deniz Kulübü’ne aittir. Copyright © 2017